В Україні триває процес переходу до електронного документообігу, що стосується і трудових книжок. Оцифрування трудової книжки є важливим кроком для спрощення доступу до інформації про трудову діяльність громадян. Для того щоб оцифрувати свою трудову книжку, працівник має скористатися послугами порталу "Дія". Спочатку необхідно зареєструватися на платформі, після чого користувачеві буде запропоновано завантажити скановані копії сторінок трудової книжки. Важливо забезпечити високу якість
Тему оцифрування трудових книжок в ефірі програми "Ранок вдома" пояснював Олександр Малецький, заступник голови правління Пенсійного фонду України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій та цифровізації. У ПФУ нагадують: перевірити, чи внесено дані, можна онлайн, а подати скан-копії трудової книжки може як роботодавець, так і сам працівник.
При цьому відсутність оцифрованої копії після 10 червня 2026 року не означає автоматичної втрати стажу. У ПФУ окремо уточнюють: стаж після 2004 року вже є в системі персоніфікованого обліку, а документи про більш ранні періоди можна буде подати і пізніше - через особистий кабінет або територіальний орган Пенсійного фонду.
Електронна трудова книжка - це цифрова версія відомостей про трудову діяльність людини: де вона працювала, на яких посадах, коли її було прийнято, переведено або звільнено. Такий формат має спростити підтвердження стажу та оформлення пенсії без зайвих паперових документів.
Закон про електронний облік трудової діяльності набув чинності 10 червня 2021 року і передбачив п'ятирічний перехідний період. Саме тому ключовою датою стала 10 червня 2026 року. До цього часу дані з паперових трудових книжок мають бути передані в електронний реєстр.
Подати документи можна двома способами. Перший - через роботодавця: він сканує трудову книжку працівника і надсилає дані через вебпортал Пенсійного фонду. Другий - самостійно: людина може завантажити скан-копії в особистому кабінеті на порталі ПФУ або звернутися до відділення фонду з паперовими документами.
Для самостійного подання потрібно авторизуватися на вебпорталі ПФУ через кваліфікований електронний підпис, перейти до розділу "Комунікації з ПФУ", обрати "Відомості про трудові відносини", заповнити дані, прикріпити скан-копії та надіслати заяву. Результат опрацювання можна подивитися в розділі "Мої звернення".
Скан-копії мають бути чіткими. Пенсійний фонд зазначає, що потрібно подавати всі заповнені сторінки в хронологічному порядку, щоб було видно реквізити документа, печатки, підписи, дати, серію та номер, ПІБ власника і всі записи про стаж. Формат - JPG або PDF, розмір кожного файлу - до 1 МБ, рекомендована якість - 300 dpi.
Перевірити, чи оцифрована трудова книжка, можна через витяг з електронної трудової книжки. Це особливо важливо для тих, хто має стаж до 1 січня 2004 року: саме ці періоди найчастіше потребують підтвердження паперовими документами, бо після 2004 року дані про страховий стаж уже формуються за звітністю роботодавців.
Оцифрування трудової книжки знижує ризик втратити важливі відомості про стаж через пошкодження, втрату документа, закриття підприємства або відсутність архівів. Для людей, які працювали до 2004 року, це особливо актуально: такі періоди можуть знадобитися під час призначення пенсії.
Але панікувати через дату 10 червня не варто. ПФУ повідомляє, що оцифрування трудових книжок триватиме і після цієї дати. Якщо в системі немає даних про стаж за старі періоди, людина зможе подати документи пізніше - онлайн або безпосередньо до Пенсійного фонду.
З 2021 року Україна поступово відмовляється від паперової трудової книжки як основного інструменту обліку трудової діяльності. Після внесення даних до електронного реєстру паперова книжка залишається у працівника на зберіганні, а відомості про роботу доступні через систему Пенсійного фонду.
Перехід на електронний формат має спростити оформлення пенсій, зменшити паперовий документообіг і зробити дані про стаж доступними онлайн. Але через війну, релокацію підприємств, втрату архівів та інші проблеми частина трудових книжок усе ще не оцифрована. У ПФУ повідомляли, що зареєстровано законопроєкт про продовження термінів оцифрування на період воєнного стану і три роки після його припинення або скасування.
В ефірі телеканалу "Дом" Олександр Малецький відповідав на запитання про те, як правильно оцифрувати трудову книжку, кому це потрібно і як перевірити, чи зробив це роботодавець.