«Цифрові острови» бізнесу: як фрагментація сервісів ускладнює електронний документообіг

За оцінками дослідницької компанії Fortune Business Insights, світовий ринок систем електронного документообігу в 2023 роціперевищив$6 млрд і продовжує зростати більш ніж на 13% щороку. Україна розвивається в тому ж напрямку: електронні документи вже стали звичною практикою в бухгалтерії, логістиці, закупівлях і відносинах із державою.

За останні 10–15 років український бізнес пройшов швидкий шлях від паперових документів до цифрових. Закон про електронні документи діє ще з 2003 року, а нову хвилю цифровізації прискорило підвищення попиту на дистанційне оформлення документів і державна політика paperless, запроваджена 2021 року.

Однак разом із розвитком ринку з’явилася нова проблема: документи почали накопичуватися в різних сервісах і системах. Як фрагментація сервісів ускладнює електронний документообіг і як розв'язати цю проблему,MindрозповівРоман Гловацький, комерційний директор української ERP-платформи D5.

У більшості компаній електронний документообіг формувався поступово. Спочатку, у середині 2000-х років, на настільних ПК з’явилися програми для податкової звітності, що працюють по аналогії з e-mailл. На наступному етапі, у 2015–2025 роках, до офлайн-програм додалося з дюжину онлайн-сервісів для обміну юридично значущими документами в мережі Інтернет. Паралельно із цим багато компаній впровадило окремі платформи ЕДО для внутрішнього погодження та зберігання документів.

На сьогодні це призвело до того, що архів документів компанії фактично розподіляється між внутрішніми платформами, застарілими програмами та значною кількістю зовнішніх сервісів. Ринок насичений комерційними рішеннями, які слабо сумісні між собою та створюють ізольовані екосистеми.

Європейська Бізнес Асоціаціяу своїх дослідженнях називаєвідсутність повної сумісності між системами електронного документообігу однією з ключових проблем для бізнесу.

Ця проблема лише посилюється через стрімке зростання обсягів інформації. За даними IDC, обсяг даних, які створюють підприємства у світі,подвоюєтьсяприблизно кожні два роки. У таких умовах навіть невелика фрагментація систем швидко перетворюється на проблему управління інформацією.

Фрагментація електронного документообігу має низку практичних наслідків для бізнесу.

1. Зростають витрати часу на пошук документів. За оцінками IDC, співробітники офісів витрачають до 20–30% робочого часу на пошук інформації, яка вже існує в системах компанії. Якщо документи розподілені між кількома сервісами, цей процес лише погіршується.

2. Ускладнюються аудити та податкові перевірки. Компанії повинні швидко підтвердити господарські операції відповідними документами, забезпечити приємні для перевіряльників формати. Коли документи зберігаються в різних системах, збір і переформатування документів забирає значно більше часу.

3. Зростає вартість адміністрування ІТ-систем.Що більше окремих платформ, програм і сервісів використовує компанія, то складніше підтримувати інтеграції, контроль прав доступу, архівування та безперервність процесів.

Як показує світовий досвід, фрагментація сервісів електронного документообігу – природний етап розвитку ринку. На ранній стадії з’являється багато платформ із різними інструментами та форматами документів. Це стимулює конкуренцію та інновації, але з часом створює головний виклик – несумісність між системами.

У зрілих цифрових екосистемахпроблему фрагментації зазвичай розв'язують на трьох рівнях:

Рівень 1. Стандарти документів. У Європейському Союзі було запроваджено стандарт електронного інвойсингу EN 16931, який визначає єдину модель рахунку. Це означає, що різні системи однаково інтерпретують документ незалежно від того, у якій платформі він був створений.

Інакше кажучи, документ перестає бути «прив’язаним» до конкретного сервісу та стає зрозумілим для всіх учасників ринку.

Рівень 2. Інфраструктура обміну документами. У Європі таку роль виконує мережа Peppol, яка забезпечує стандартизований обмін електронними документами між компаніями та державними органами. Її значення полягає не лише в технічному каналі передачі, а й у тому, що контрагенти можуть надсилати документи один одному незалежно від того, яким саме програмним продуктом користується кожна сторона.

Саме в цьому полягає ключова умова подолання фрагментації: здатність приймати, відкривати, читати, зберігати й обробляти документ у будь-якій сумісній системі має бути базою ринку, а не результатом окремих інтеграцій чи ситуативних домовленостей.

В Україні така інфраструктура наразі відсутня. Хоча деяка робота в цьому напрямку вже ведеться: у Верховній Раді зареєстровано законопроєкти№14414та№14414-1, які мають оновити правову рамку електронного документообігу, зокрема наблизити її до європейського підходу, де документ існує не лише як візуальна форма, а і як структурований машиночитаний об’єкт, придатний до автоматичної обробки в різних системах.

Для бізнес-спільноти це важливо як базова умова нормального функціонування ринку: коли запрацює спільний стандарт і інфраструктура обміну, компанії вже не будуть змушені користуватися кількома сервісами паралельно лише тому, що їхні контрагенти працюють у різних системах.

Україні ще потрібно створити інфраструктуру з урахуванням стандартів ЄС, із забезпеченням обміну документами як у сегментах B2B і B2G, так і для транскордонної взаємодії з державними органами та бізнес-партнерами в Європейському Союзі. Лише такий підхід забезпечить рівний і відкритий доступ до обміну документами для всіх провайдерів.

У такій моделі ринок програмних продуктів залишається конкурентним і різноманітним,  а конкуренція зміститься з контролю над каналами обміну на рівень реального функціоналу сервісів та якості послуг. Сервіси змагаються не за накопичення «замкненої» аудиторії та не за мережі костилів між окремими гравцями, а за якість послуг, зручність користування, швидкість роботи, архівування, пошук, аналітику та інші додаткові можливості.

Лише після цього для самої компанії постає останній, третій, рівень.

Рівень 3. Внутрішня організація документообігу. Підприємству потрібне середовище, у якому документи зручно зберігаються, швидко знаходяться, централізовано архівуються і пов’язуються з внутрішніми процесами. Це може бути окрема система електронного документообігу або відповідний модуль у тій системі, якою вже користується компанія.

Принципово важливо інше: після запровадження єдиного стандарту та інфраструктури обміну вибір цього інструмента вже не визначатиметься тим, яким сервісом користується контрагент.

Поки ж спільний стандарт і сумісна інфраструктура не стали ринковою нормою, український бізнес і далі змушений оплачувати кілька сервісів паралельно, дублювати документи в різних системах, накопичувати архіви у фрагментованому вигляді та витрачати ресурси на підтримку несумісності.

Саме тому подолання цієї проблеми починається не з пошуку «ще одного сервісу», а зі створення правил і середовища, у яких усі сервіси зможуть працювати за єдиною логікою.

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.